Ms. Word : Menyimpan dan membuka dokumen

Menyimpan dan membukan dokumen di word office 2010

• Menyimpan

Untuk menyimpan dokumen yang telah dibuat cukup dengan mengklik gamabar kaset atau juga bisa dengan kombinasi tombil CTRL+S. Kemudian akan tampil jendela Save kemudian ketik nama file yang diingkan.

Secara default file akan disimpan di folder document . Disana terdapat 17 jenis yang dapat disimpan, sebelum mengklik save pilih dahulu jenis file yang akan disimpan pad kota Save As Type.

Biasanya untuk menyimpan Dokumen  memakai format Word Document.doc.

• Membuka Dokumen

Untuk membuka dokumen cukup klik menu File dan klik tulisan open atau bisa juga dengan tombol kombinasi CTRL+O.

• Menyimpan dengan nama lain

Dokumen yang sudah dibuat bisa di simpan kembali dengan nama lain, sehingga jika ada perubahan yang pertama tidak akan hilang atau berubah, karena disimpan dengan nama lain. Untuk menyimpan file dengan nama yang lain Klik File-Save As. Kemudian masukkan anam file yang berbeda dengan file sebelumnya.

Perlu diperhatikan jika pada waktu dokumen tersebut akan dicetak dan kemudian dokumen tersebut dinuka oleh versi MS Word dibawahnya, sebaiknya di edit dahulu  isi dokumen tersebut. Karena jika dibuka di versi bawahnya maka seluruh isi dokumen akan berubah total.

Tabel

1. Membuat table pada dokumen

Klik Tab Insert kemudian Tabelpada gorup Tables, akan muncul panel yang berisi 80 buah kotak, tersusun menjadi 10 kolom dan 8 baris. Untuk memulai membuatnya, cukup mengklik kotak tersebut disesuaikan dengan jumlah kolom dan baris yang dibutuhkan. Cara lain untuk membuat tabel pada MS Word kita bisa mengklik Insert Tabel pada panel tersebut.

Isilah kotak-kotak yang tersedia yang dibutuhkan pada kotak dialog Insert Table

• Number of Column (jumlah kolom)
• Number of Row (jumlah baris)
• Fixed Column Width (Lebar kolom tetap)
• AutoFit to Content (lebar kolom akan menyesuaikan dengan isi kolom)
• AutoFit to Windows (lebar tabel secara keseluruhan disusaikan dengan lebar kertas dan lebar masing-masing kolom dibagi secara proporsional.

2. Menambah kolom dan baris pada tabel

Untuk menambahkan kolom dan baris pada tabel yang telah ada, berikut langkah-langkah nya:

• Tempatkan kursor didalam tabel pada posisi yang akan ditambah.

• Pilih salah satu dari pilihan yang ada.

Column to the left (Insert left) , untuk menambahkan kolom disebalah kiri dari kolom yang disorot.
Column to the right (Insert right), untuk menambahkan kolom disebelah kanan dari kolom yang disorot
Rows Above (Insert Above), untuk menambahkan baris diatasnya.
Rows Below (Insert Below), untuk menambahkan baris dibawahnya.
Insert Cell, menyisipkan satu baris sell.

• Selanjutnya untuk merubah ukuran kolom dan baris

Apabila kita mempunyai tabel yang sangat panjang kita dapat mengubah ukuran panjang dan lebar masing-masing sel dengan menggunakan cara:

• Sorot baris dan kolom tabel yang akan diatur ukuranya
• Kumudian akan muncul Tabel Tools kemudian pilih Layout dan kemudian pilih Properties pada grup Table.

• Setelah itu muncul jendela Table Properties.

• Untuk merubah lebar kolom, klik Masukkan ukuran lebar kolom yang diinginkan pada kotak isian Preffered Width. Sedangkan pada menu Drop Down Measure In, pilihlah satuan ukuran yang ingin dipakai.

• Masukkan angka yang diinginkan , misalnya 2 cm. Klik OK.

3. Menghapus baris dan kolom

Berikut ini merupakan cara menghapus baris atau kolom pada tabel yang sudah jadi. Kita ambil contohnya tabel yang baru saja kita buat tadi.

• Sorot Bagian tabel (baris atau kolom) yang akan dihapus

• Klik kanan pada bagian yang disorot tersebut.

• Karena yang disorot bagian kolom maka secara otomatis Word akan langsung ke fitur delete columns

• Jika yang disorot satu kotak saja, maka word akan menampilkan banyak pilhihan untuk menghapus kotak tersebut.
• Klik kanan pada kotak yang akan dihapus kemudian pilih Delete Cells
• Kemudian akan tampil jendela Delete Cell.

• Fitur-fitur yang terdapat dalamnya adalah :

Shift Cels Left : menghapus satu sel kekiri
Shift Cels Up : menghapus satu sel ke atas
Delete entire row : mengahapus seluruh baris
Delete entire column : menghapus seluruh kolom

4. Perhitungan pada tabel

Untuk melakukan perhitungan pada MS Word, kita tidak perlu mencari kalkulator atau menggunakan aplikasi Calculator yang terdapat pada MS Windows, karena fasilitas tersebut sudah disediakan seperti halnya Microsoft Excel dengan cara menggunakan formula. Contoh ada tabel nilai mahasisaw yang akan dihitung.

• Klik pada bagian kolom yang akan diisikan Total Nilai. Pada contoh diletakkan baris Total Nilai atas nama Rian.
• Klik kanan, pilih Layout dan Formula pada group Data. Klik OK

• Maka kan muncul jumlah nilai atas nama yang dituju.
• Untuk data-data yang lain, cara pengerjaanya sama. Tetapi pada rumus SUM (), berikan “LEFT”, sehingga menjadi =SUM(LEFT), artinya data yang dijumlahkan berada disebelah kiri.