Mengenal Ms.Excel

Mengenal Ms.Excel

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2 pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2 perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.
Kombinasi Tombol-tombol

• Tombol           : Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah
• Enter              : Pindah satu sel ke bawah
• Home             : Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
• Ctrl + Home  : Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
• Ctrl + End      : Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
• PgUp              : Pindah satu layer ke atas
• PgDn              : Pindah satu layer ke bawah
• Alt + PgUp     : Pindah satu layer ke kiri
• Alt + PgDn     : Pindah satu layer ke kanan
• Ctrl+PgUp     : Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
• Ctrl + PgDn   : Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

Operator data dan beberapa fungsi di  Microsoft Excel

• Operator ( ) memiliki fungsi mengelompokkan operasi matematika.
• Operator * dan / memiliki fungsi perkalian dan pembagian.
• Operator + dan – memiliki fungsi penjumlahan dan pengurangan.
• Operator ^ memiliki fungsi perpangkatan
• Operator % memiliki fungsi persen.
• Operator & memiliki fungsi menggabungkan dua data teks.

Fungsi Rumus-Rumus

• Sum (fungsi untuk penjumlahan)
• Average (fungsi untuk mencari nilai rata-rata)
• Max (fungsi untuk mencari nilai maksimal)
• Min (fungsi untuk mencari nilai minimal)
• Count(fungsi untuk mencari jumlah data)
• Dll…

Prosedur penulisan rumus dan fungsi pada Ms.Excel

Ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan sebelum anda membangun sebuah rumus dan fungsi pada Ms.Excel. beberapa hal dasar tersebut akan sangat menentukan hasil yang didapat dalam penulisan rumus Ms.Excel. hal ini dikarenakan penulisan rumus diperlukan ketelitian yang cukup besar. Sebagai contoh, setiap awal penulisan rumus dalam Ms.Excel harus dimulai dengan tand sama dengan (=) ataupun plus (+). Contoh lain penulisan tanda kutip/petik ganda (“). Yang digunakan untuk mengapit data bertipe teks. Apabila terdapat kesalahan dalam penulisan tanda ini, maka kemungkinan hasil perhitungan yagn didapat tidak akan muncul.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan rumus dan fungsi

Berikut adalah hal-hal yang harus anda perhatikan dalam penulisan rumus

• Setiap rumus harus diawali dengan tanda sama dengan (=) atau tanda plus (+)
• Antara sel data dengan syarat yang ditentukan harus menggunaan operator pembanding berikut adalah gambar operator matematika dan operator pembanding
• Tanda kurung pengapit berupa kurung buka dan kurung tutup sebagai pembatas argumen harus berjumlah sama
• Arguman selalu diapit dengan tanda kurung
• Pemisahan argumen berupa tanda baca koma(,) atau titik koma (;), tergantung pada setting yang diterpkan dalam komputer anda, dalam tutorial ini menggunakan bahasa indonesia, sehingga megguankan titik koma (;).
• Penulisan fungsi maksimal 1024 karakter, termasuk tanda sama dengan (=), nama fungsi, tanda kurung, operator, argumen dan pemisah arguman
• Perhatikan tanda baca yang dgunakan pada rumus, karena tanda baca ini sangat menentukan benar atau salahnya penulisan sebuah rumus.

Penulisan rumus dan fungsi secara manual

Dalam penulisan rumus dan fungsi manual disini adalah penulisan semua rumus dan fungsi yang dilakukan secara manual dan satu per satu. Sebagai contoh, ketika anda akan menuliskan rumus yang menggunakan fungsi logika IF, maka anda langsung mengetikkan  =IF(pada sel tempat rumus).

Penulisan rumus dan fungsi menggunakan wizard

Ms.Excel menyediakan fasilitas penulisan fungsi dan rumus menggunakan langkah wizard, berbeda dengan langkah manual, langkah ini dilakukan dengan menggunakan tombol perintah insert function pada tab formulas. Sebagai contoh, jika disajikan data sebagai berikut.
Dari gambar diatas akan mencari total harga yang akan diselesaikan dengan menggunakan langkah wizard, dan hasilnya akan diselesaikan di sel D6

• Berikutnya akan muncul kotak dialog Function Argumentpada fungsi SUMuntuk mengisikan syarat dan nilai soal yang akan dikerjakan.
• Letakkan kursor anda pada sel D6, kemudian klik insert function, sehingga akan tampil kotak dialog Insert Function, yang akan anda gunakan untuk memilih jenis fungsi
• Pilih kategori pada bagian Or select category kemudian pilih fungsi yang anda inginkan pada bagin Select a function, pada penyelesaian contoh  diatas menggunakan fungsi Sum, kemudian klik
• Pada bagian Number1isikan dengan sel yang akan anda jumlahkan nilainya yaitu D2:D5
• Klik OK setelah anda memasukkan sel yang akan dijumlahkan menggunakan fungsu

Mengenal deret data pada Ms.Excel

Mengenal Deret data pada excell

1. MENGENAL DERET DATA

Ms.Axcel meimiliki fasilitas untuk membentuk deret data dengan prosedur yang mudah dan cara cepat. Contoh penggunaan deret data yang paling sering digunakan adalah membuat deret nomer urut. Untuk mebentuk derer data, dapat memanfaatkan fasilitas fill handle

1. Deret Numerik

Bila anda ingin memuat rangkaian data yang berbentuk numerik, seperti penomoran, maka istilah dua sel dengan nilai awal sebagai kata kunci. Blok kedua sel tersebut, arahkan pointer mouse pada posisi fill handle sampai bentuk pointer mouse berubah menjadi (+),Klik file handle  dan di drag(tahan) lalu tarik ke kanan atau kebawah sesuai kebutuhan.

Sel A1 dan A2 berisi nilai awal 1 dan 2. Setelah kedua sel tersebut dipilih, tarik fill handle dengan mouse sampai posisi sel 12 sehingga akan terbentuk dengan nilai selisih satu dari akhir deret  12.
Untuk membentuk deret data numerik, pastikan jumlah nilai awal yang digunakan minimal 2 data. Jika anda menggunakan satu nilai awal, maka Ms.Excel akan menghasilkan deret dengan  nilai yang sama dengan nilai awal.

1. Memembentuk Deret Data Teks

Untuk membentuk deret dengan menggunakan teks, anda hanya memerlukan 1 data teks sebagai nilai awalnya. Contohnya untuk membuat deret dngan data “Cicilan 1”sampai “Cicilan 4”, maka ketikan nilai awal “Cicilan 1”di sembarang sel, tarik fill handle kebawah atau ke kanan.
Catatan:
Jika teks dituliskan didepan dan diikuti dengan angka, maka penulisan antara teks dan angka diberi jarak spasi atau tanpa jarak spasi. Akan tetapi jika angka dituliskan didepan dan diikuti dengan teks, maka anatara angka dan teks harus diberi spasi, jika tidak diberi spasi maka deret tidak akan terbentuk.
Sebagai contoh, jika anda membuat deret dengan nilai “Cicilan1” maka deret tersebut akan terbentuk, akan tetapi jika anda ketikkan “1Cicilan”maka tidak dapat membentuk deret, anda harus mengubahnya menjadi “1 Cicilan”.

Contoh

1. Membentuk Deret Nama Hari dan Bulan

Anda juga dapat membentuk deret yang berisi nama-nama bulan dalam satu tahun atau nama-nama hari dalam satu minggu dengan format penulisan bahasa Indonesia. Sebagai contoh, ketik “Jan” pas sel A1dan tarikfill handle sampaiA10, perhatikan pada range A1:A10, terbentuk deret nama bulan dari “Jan” samapai dengan “Okt”. Hasil deret ini tergantung dari setting Regional and Language,  dalam tutorial ini menggunakan setting bahasa Indonesia. Kolom B menampilkan deret nama bulan dengan penulisan lengkap, kolom Cberisi deret tiga huruf awal nam hari, dan kolom D berisi deret anma hari dengan penulisan lengkap.

Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP

1. HLOOKUP

Fungsi HLOOKUP digunakan untuk mengambil data sel dari suatu kolom tabel secara horizontal dengan menggunakan nilai kunci pembanding, serta offset baris ( nomor urut baris) yang menunjuan posisi yang akan dibaca pada baris-baris tabel horizontal.
Contoh:
Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi HLOOKUP untuk mengisikan beberapa kolom kelompok buku yang terdapat pada tabel daftar nama buku

• Ketikkan tabel data horizontal dibawah ini pada sheet1
• Isikan kolom kelompok buku dengan ketentuan sebagai berikut

Kolom kelompok buku diisi dengan data kelompok buku yang terdapat pad tabel data range

• Untuk mengisikan kelompok buku dapat dilakukan dengan langkah sebgaai berikut:

Pilih sel D3 (dalam tabel daftar buku) yang akan diisi dengan rumus kelompok buku menggunakan fungsi HLOOKUP

• Pilih tab formulas dan ambil insert function
• Pilih fungsi HLOOKUP lalu ok, sehingga muncuk argumen fungsi HLOOKUP seperti gambar dibawah ini

• Pada lookup value, isikan dengan sel B3
• Letakkan dan klik didalam Table_array lalu sorot range data tabel yang anda letakkan di sheet1, lalu tekan F4, agar data tabel bersifat mutlak.
• Klik dalam Row_Index_num lalu ketik 2 artinya data pada baris kedua yang akan diambil dan ditampilkan pada sel D3

• Klik OK dan didapat hasil sebagai berikut

2. Fungsi VLOOKUP

Fungsi ini hampir sama seperti HLOOKUP, pada fungsi ini cara pengambilan datanya dari suatu kolom secara vertikal atau data tabel range nya berbentuk vertikal
Bentuk: VLOOKUP(Kunci;range;offset_kolom)
Contoh

• Dalam hal ini kita akan memasukkan nama buku kedalam sel D8
• Masukkan angka dan sel sesuai dengan gambar.

Rumus HLOOKUP dan VLOOKUP sama yang membedakan hanya letak sel yang akan di pakai, kalau untuk HLOOKUP Horizaontal sedangkan VLOOKUP adalah Vertikal.

Fungsi H look up dan V look up

Fungsi Lainnya

1. Fungsi LEN
Fungsi ini digunakan untuk menghasilkan jumlah karakter dalam sebuah teks bentuk penulisan =LEN(letak teks).
2. Fungsi LEFT
Fungsi ini digunakan untuk mengambil bebrapa huruf dari suatu data teks dari posisi sebelah kiri
Bentuk: LEFT(letak teks;jumlah_karakter)

• Teks, adalah teks atau alamat sel yang akan diambil karakternya. Jika berupa data teks maka harus diapit tanda petik dua (“ “)
• Jumlah_karakter, adalah jumlah digit karakter yang akan diambil dari teks

3. FUNGSI MID
Fungsi ini digunakan untuk mengambil beberapa huruf dari suatu data teks dari posisi tertentu

Bentuk penulisanya =MID(letak teks,start_num,num_chars).

4. Fungsi Right
Fungsi ini digunakan untuk mengambil bebrapa huruf dari suatu data teks dari posisi sebelah kanan
Bentuk penulisanya  =RIGHT(letak teks,num_chars).

Array

Array merupakan alat bantu perhitungan untuk menghasilkan beberapa nilai keluaran atau bekerja dalam sekelompok nilai. Formula  array  bekerja pada dua kumpulan nilai atau lebih yang disebut argument array untuk menghasilkan nilai keluaran. Argument adalah suatu unit inforamasi atau input yang digunakan pada fungsi.


Penyelesaian komlom E dapat dilakukan mengunakan formula array dengan langkah sebagai berikut

• Sorot range E2:E5
• Ketik tanda “=”(samadengan )
• Sorot range C2:C5
• Tekan tombol CTRL+Shift+Enter

Excel akan memasukkan formula array =D2:D5*C2:C5 ke masing-masing sel pada range E2:E5. Formula array  memerintahkan Ms.Excel menempatkan hasil D2 dikalikan selC2 ke selE2 dan seterusnya.

Fungsi IF

Fungsi IF
Fungsi ini digunakan untuk menguji syarat tertentu, apakah syarat tersebut terpenuhi (kondisibenar) atau apakah syarat tersebut tidak terpenuhi (kondisi tidak benar).Dalam fungsi IF, dibagi atas 2 bentuk yaitu:

1. Fungsi IF tunggal

IF tunggal memiliki 2 kondisi dengan nilai hasil yang dapat diselesaikan dengan menggunakan satu fungsi IF
Bentuk : IF(Logika ; nilai jika syarat benar ; nilai jika syarat salah)

• Logika, diisi dengan nilai yang dapat diujiuntuk menghasilkan nilai TRUE atauFALSE .Dalam pengisian logika ini antara kondisi dan syarat harus menggunakan operator pembanding.
• Nilai jika syarat benar, syarat yang dihasilkan jika nilai yang dihasilkan bernilai benar (TRUE). Untuk nilai benar bertipe teks, diapit dengan tanda petik ganda (“ ”), sedangkan untuk yang bertipe angka tidak demikian.
• Nilai jika syarat salah, diisi dengan nilai yang dihasilkan jika logika bernilai salah (FALSE).

Contoh:
Penulisan Logika IF untuk mengetahui keterangan nilai mahasiswa dengan kondisi LULUS dan TIDAK LULUS, dengan tabel sebagai berikut

Soal
Kolom keterangan diisi dengan ketentuan sebagai berikut

• Jika Nilai lebih dari 60, maka isi kolom keterangan dengan LULUS
• Jika NIlai kurang dari 60 maka kolom keterangan menjadi TIDAK LULUS

Penyelesaian
=IF(B2>=60;”LULUS”;”TIDAK LULUS”)

2. Fungsi IF lebih dari satu syarat

Fungsi IF dapat juga digunakan untuk menyelesaikan soal yang memiliki kondisi dan syarat yang lebih dari 2.Ms.Excel 2010 memungkinkan anda untuk mengunakan sampai 64 fungsi IF
Bentuk: IF(logika1;nilai jika logika1 benar;IF(logika2;jika nilailogikabenar;nilaijikasemuasyaratsalah)))

• Logika1,logika2,logika3,…. Diisi nilai yang dapat diiuji untuk menghasilkan nilai TRUE atau FALSE
• Nilai jika syarat benar, nilai jika sayarat2 benar… argument berisi nilai yang akan dihasilkan bila logika yang diuji bernilai benar, jika nilai yang diuji bernilai benar dan argument ini dihilangkan, niali TRUE akan ditampilkan
• Nilai jika syarat1 salah; nilai jika syarat2 salah,….. adalah argument berisi nilai yang akan dihasilkan bila logika yang diuji bernilai salah. Jika logika yang diuji bernilai FALSE dan argument ini dihilangkan, nilai FALSE yang akan ditampilkan

Contoh:
Sebuah dealer motor akan membedakan jenis plat nomor polisi dengan table berikut:
Jika terapkan dalam penyelesain di Ms.Excel maka dapat anda lihat pada gambar berikut
Untuk mengisi kolom kota, gunakan fungsi IF, karena pada ketentuan soal nomor 4 syarat yang nanti akan diselesaikan dengan empat fungai IF seperti berikut ini:
=IF(A2=”B”;”JAKARTA”;IF(A2=”AD”;”SOLO”;IF(A2=”BE”;”LAMPUNG”;”MADIUN”)))